Ihr Unternehmen weiß mehr,
als es wiederfinden kann.
Ihr Firmenwissen steckt in Postfächern, Ablagen und Köpfen. Wir bauen daraus ein KI-Wissensmanagement, das Fragen beantwortet — statt nur Dokumente zu finden.
Die Sonderkondition, die niemand mehr erklären kann.
Ihr Kunde erhält seit Jahren eine Sonderkondition. Jetzt fällt sie auf — und niemand weiß mehr, warum es sie gibt. Der Kollege, der sie damals ausgehandelt hat, ist längst nicht mehr im Haus. Also gehen Sie in die Nachverhandlung, ohne die Vorgeschichte zu kennen.
Dabei steht sie da. In einer Mail aus dem Jahr 2022: Der Preis galt für den Erstauftrag, alle Folgeaufträge zur Standardkondition. Seitdem läuft jeder Auftrag zum Erstauftragspreis.
Das Wissen hat Ihr Unternehmen nie verlassen. Es hat nur nie das Postfach verlassen.
Ihr Wissen liegt an einem Dutzend Orten. Durchsuchen können Sie zwei davon.
Jedes einzelne dieser Systeme ist sinnvoll. Niemand hat hier einen Fehler gemacht. Aber keines spricht mit dem anderen — und keines weiß, was die anderen wissen.
Ihre wichtigste Wissensquelle ist die, die abends nach Hause geht.
Postfächer
jeder sein eigenes, tausende Mails, keiner sieht in die der anderen
Dateiablage
über fünfzehn Jahre gewachsen, drei Generationen Ordnerlogik
Excel
die Tabelle, die einer pflegt und alle benutzen
Chats
Entscheidungen in Verläufen, die nach Wochen niemand mehr findet
ERP und CRM
Felder, die gefüllt sind, und Felder, die keiner mehr füllt
Angebote, Verträge, Protokolle
als PDF, unstrukturiert
Notizbücher und Zettel
der Stand vom letzten Kundentermin
Köpfe
das meiste. Und das Einzige, was Sie nicht durchsuchen können.
Wie oft ist Ihnen das passiert, ohne dass Sie es gemerkt haben?
Der eine Fall fällt auf, weil jemand nachgefragt hat. Die anderen fallen nicht auf.
Die Kündigungsfrist stand in Absatz 14 eines Vertrags, den seit der Unterschrift niemand mehr geöffnet hat — jetzt läuft er zwölf Monate weiter. Der ausgeschiedene Mitarbeiter hatte noch Zugang zum Projektsystem, weil die Personalabteilung Bescheid wusste und der Dienstleister nicht. Die Zusage aus dem Frühjahr steht in einem Mailverlauf und ist bindend; Sie erfahren davon, wenn daraus eine Forderung wird.
Uns selbst ist es so gegangen: Ein Wert war richtig hinterlegt, der erklärende Kommentar daneben war falsch. Von dort wanderte er in die Gestaltungsrichtlinie, von der Richtlinie in die Vorlagen, von den Vorlagen in jedes Angebot. Zwei Monate lang ging alles falsch raus.
In jedem dieser Fälle war die Information im Haus. Vollständig, korrekt, schriftlich.
Ihr Problem ist nicht fehlendes Wissen. Es ist Wissen, das an Personen hängt statt an Ihrem Unternehmen.
Was Sie das kostet — jeden Monat, ohne dass es jemand bucht
Diese Kosten stehen in keiner Auswertung, weil sie nirgends gebucht werden. Sie verteilen sich auf drei Stellen:
Suchzeit
Jeder Mitarbeiter, der eine halbe Stunde am Tag sucht, kostet Sie im Jahr rund fünfzehn Arbeitstage.
Entscheidungen ohne Grundlage
Wie die Nachverhandlung oben: Sie verhandeln, ohne zu wissen, was vereinbart war.
Doppelte Arbeit
Etwas wird zum zweiten Mal erarbeitet, weil niemand wusste, dass es schon existiert.
Bei 25 Mitarbeitern sind das rund 344 Personentage im Jahr, die Ihr Unternehmen mit Suchen verbringt.
Konservativ gerechnet mit einer halben Stunde pro Person und Tag.
Und jetzt drehen Sie es um.
Bisher ging es darum, was Sie verlieren, weil Wissen verstreut liegt. Die interessantere Frage ist die andere: Was wird möglich, wenn es an einem Ort liegt?
Ihr Firmenauftritt liegt dort. Jedes Angebot, jeder Brief, jede Präsentation entsteht im richtigen Look — ohne dass jemand fragt, welche Vorlage die aktuelle ist.
Jedes Kundengespräch liegt dort. Mitgeschrieben, ausgewertet. Das Angebot entsteht aus dem, was besprochen wurde — nicht aus dem, woran sich jemand drei Tage später erinnert.
Jede Projektbesprechung der letzten Jahre liegt dort. „Wie haben wir das damals gelöst?“ ist keine Rückfrage an drei Kollegen mehr, sondern eine Antwort in Sekunden.
Jede Vereinbarung liegt dort. Die Sache mit der Sonderkondition vom Anfang? Kann nicht mehr passieren.
Und der Unterschied ist nicht, dass Sie schneller finden.
Der Unterschied ist, dass Dinge entstehen, ohne dass jemand suchen musste.
Ihr Problem ist nicht zu wenig KI. Es ist zu viel.
Der Weg dorthin ist in fast jedem Unternehmen derselbe.
Sie fangen im Chat an. Fragen stellen, Texte formulieren lassen, einen Ablauf durchdenken. Das funktioniert — nur beginnt jedes Gespräch wieder bei null. Was Sie gestern erklärt haben, ist heute weg. Also erklären Sie es wieder.
Also bauen Sie etwas Festes. Einen Agenten für die Angebotserstellung. Einen für den Posteingang. Einen für Reklamationen. Jeder bekommt seine Anbindung — ans Postfach, ans ERP, ans Ticketsystem. Und jeder von ihnen läuft. Das ist der Punkt, an dem die meisten heute stehen.
Und dann merken Sie, womit Sie Zeit verbringen. Damit, Informationen von einem Agenten zum nächsten zu tragen. Der Angebots-Agent weiß nicht, was der Reklamations-Agent weiß. Dieselbe Kundenhistorie pflegen Sie an vier Stellen. Ändert sich eine Regel, ziehen Sie sie viermal nach. Jeder Agent hat sein eigenes kleines Gedächtnis — und keines davon ist Ihres.
An dieser Stelle kippt die Frage.
Es geht nicht darum, wie Ihre Agenten miteinander reden. Es geht darum, dass sie alle aus derselben Quelle schöpfen.
So sieht dieses Zentrum aus
Das ist Ihr KI-Wissensmanagement: eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen, aus der alles andere schöpft.
Die Anwendungen
Angebote. Posteingang. Reklamationen. Dokumente. Das tägliche Briefing. Jede davon schöpft aus derselben Quelle — keine pflegt ihr eigenes Gedächtnis mehr.
Die Regeln
Ihr Firmenauftritt. Ihre Preislogik. Ihre fachlichen Leitplanken — welche Information für welche Frage maßgeblich ist. Und die Festlegung, wo ein Mensch entscheidet und nicht das System.
Die Zuflüsse
Postfächer, SharePoint und Dateiablagen, ERP und CRM, Projektmanagement, Ticketsystem, Kalender, Besprechungen als Transkript, Verträge und Angebote. Angebunden über offene Schnittstellen, nicht über Exporte.
Die Wissensdatenbank
Klartext-Dateien, keine geschlossene Datenbank. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene, private Ebene. Darüber liegen die geteilten Wissensdatenbanken des Unternehmens — eine für den Vertrieb, eine für die Technik, eine für die Geschäftsführung. Wer worauf zugreift, legen Sie fest.
Und was das dann kann
Ein Angebot, das aus zwölf Projekten lernt
Sie legen ein Angebot an. Das System kennt die Anfrage, die Gesprächsnotizen und den Kunden — und es kennt die ähnlichen Projekte der letzten Jahre: was kalkuliert wurde, was tatsächlich gebraucht wurde, wo nachverhandelt wurde. Was herauskommt, ist kein Textbaustein-Angebot, sondern eines, in dem Ihre Erfahrung steckt.
Ein Arbeitszeugnis in zehn Minuten statt an einem Nachmittag
Sie sagen, für wen. Das System hat die Projekte, die Beurteilungen, die Zeiträume — und schreibt daraus ein Zeugnis, das den Menschen tatsächlich beschreibt. Niemand sucht mehr drei Personalakten zusammen.
Der Drucker, der sich selbst repariert hat
Der Auftrag lautet: „Schreib dem Support, der Drucker ist kaputt.“ Das System schlägt nach, um welches Gerät es geht und wer zuständig ist. Es legt die Telefonnummer gleich dazu. Und dabei fällt ihm auf, dass vor zwei Wochen die Patrone getauscht wurde — also fragt es zurück, bevor es überhaupt schreibt: „Soll ich kurz nach dem Fehler suchen? Das klingt nach einem bekannten Patronen-Problem.“ Während Sie in der Warteschleife gehangen hätten, ist das Problem gelöst.
Eine Website, die sich selbst schreibt
Weil Ihr Auftritt, Ihre Leistungen und Ihre Projekte ohnehin im Zentrum liegen, entsteht eine neue Seite nicht aus einem Briefing, sondern aus dem, was Ihr Unternehmen ohnehin weiß.
Sie vergleichen gerade noch Ansätze? Wir haben Second Brain, Vault, Wiki und KI-Wiki nebeneinandergelegt: Warum alle dasselbe wollen und keiner sein Firmenwissen wiederfindet.
Wir arbeiten selbst so.
Seit sechs Monaten — also ungefähr so lange, wie das praktisch möglich ist. Wir empfehlen kein System, das wir nicht selbst betreiben.
Unser eigenes Wissen liegt in genau dieser Struktur: ein Ort, der entscheidet, was aufgenommen wird — und Projekte, die daraus schöpfen. Sechs wiederkehrende Abläufe sind als feste Routinen hinterlegt statt als Beschreibung, an die sich jemand erinnern muss. Vorher lief der Wochenstart jedes Mal etwas anders, und dabei rutschten regelmäßig Dinge durch.
Ein Beispiel aus demselben System: Täglich laufen rund vierzig Fachmeldungen ein. Sie werden gesichtet, bewertet und auf die zwei reduziert, die für uns zählen — 274 in dreißig Tagen, ohne dass jemand sie lesen musste.
Was uns das gebracht hat, ist nicht Ordnung. Es ist Verlässlichkeit.
Sie bekommen ein System, keinen Werkzeugkasten.
Wir bauen Ihr KI-Wissensmanagement auf — vollständig, einsatzbereit, mit Ihren Daten. Sie stellen niemanden dafür ab.
Wir nehmen auf, was da ist. Wo liegt Ihr Wissen heute, wer braucht welchen Teil davon, und wo widersprechen sich Ihre Quellen? Das ist die Arbeit, die vor jeder Technik kommt.
Wir klären, wer was sehen darf. Welche Information gehört in eine geteilte Wissensdatenbank, welche bleibt beim Einzelnen, welche bleibt in der Geschäftsführung. Das ist keine technische Frage, sondern eine unternehmerische — und die falsche Antwort darauf ist der häufigste Grund, warum solche Systeme scheitern.
Wir bauen die Wissensdatenbanken. Die privaten für Ihre Mitarbeiter, die geteilten für Ihre Bereiche. Strukturiert, befüllt, mit Ihren Inhalten — nicht als leere Hülle, die jemand später füllen soll.
Wir schließen Ihre Systeme an. Postfächer, Dateiablagen, ERP, Projektmanagement, Ticketsystem. Über offene Schnittstellen, ohne dass Sie eines Ihrer Systeme austauschen müssen.
Und wir übergeben es so, dass es weiterlebt. Wer nimmt Neues auf, wann fliegt Veraltetes raus, wer entscheidet im Zweifel. Ein Wissenssystem, das niemand pflegt, ist nach einem Jahr eine Fehlerquelle.
Nach einer Woche sehen Sie es. Nach vier Wochen merken es die anderen.
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme und einem einzigen Baustein. Nicht das ganze Unternehmen — ein Bereich, der weh tut.
die ersten Aha-Momente
Die erste Wissensdatenbank steht und ist befüllt. Sie stellen eine Frage, die Sie sonst drei Leuten gestellt hätten, und bekommen die Antwort — mit der Fundstelle, aus der sie stammt. Der Satz, den wir an dieser Stelle am häufigsten hören: „Das weiß es?“
es verändert den Arbeitsalltag
Der Posteingang sortiert sich in die Vorgänge ein, statt sich zu stapeln. Angebote entstehen aus dem, was besprochen wurde. Morgens steht die Lage des Tages bereit. Ab hier fragen die ersten Kollegen, wann sie das auch bekommen.
das System arbeitet Themen selbstständig ab
Vorgänge, für die vorher jemand fünf Quellen zusammensuchen musste, laufen durch. Und es zieht Verbindungen, auf die wir selbst nicht gekommen wären — nachvollziehbar bleibt trotzdem jede.
Der Einstieg liegt zwischen 3.000 und 5.000 Euro.
Dafür bekommen Sie die Bestandsaufnahme und den ersten fertigen Baustein — kein Konzept, sondern ein laufendes System.
Was danach kommt, hängt davon ab, wie viele Bereiche folgen und welche Systeme angebunden werden. Das entscheiden Sie, wenn Sie das erste Ergebnis gesehen haben. Nicht vorher.
Zum Vergleich: die Zahl, die Sie sich weiter oben ausgerechnet haben.
Häufige Fragen zum KI-Wissensmanagement
Was kostet das?
Der Einstieg — Bestandsaufnahme und erster Baustein — liegt zwischen 3.000 und 5.000 Euro. Was danach folgt, richtet sich nach der Zahl der Bereiche und der anzubindenden Systeme. Sie entscheiden darüber, nachdem Sie das erste Ergebnis gesehen haben.
Wie lange dauert es, bis wir etwas sehen?
Die erste Wissensdatenbank steht nach etwa einer Woche und ist befüllt. Nach vier Wochen verändert sich der Arbeitsalltag spürbar. Wir beginnen bewusst mit einem einzelnen Bereich und nicht mit dem gesamten Unternehmenswissen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme austauschen?
Nein. ERP, CRM, Dateiablage und Ticketsystem bleiben, wie sie sind. Sie werden über offene Schnittstellen angebunden — das System legt sich darüber, es ersetzt nichts.
Wer kann dann was sehen?
Das legen Sie fest. Jeder Mitarbeiter hat eine private Wissensdatenbank, die ihm gehört. Darüber liegen geteilte Wissensdatenbanken je Bereich, mit klaren Berechtigungen. Niemand arbeitet nur mit dem eigenen Wissen — und niemand automatisch mit allem.
Wir haben doch schon ein Wiki und SharePoint.
Klassische Wissensmanagement-Software speichert, was jemand aufgeschrieben hat, und wird über Titel und Struktur gefunden. Eine KI-Wissensdatenbank erschließt auch das, was in Fließtexten steckt, und beantwortet Fragen, ohne dass jemand den Namen des Dokuments kennt. Beides schließt sich nicht aus — das Wiki bleibt oft eine der Quellen.
Für welche Unternehmensgröße lohnt sich das?
Der Nutzen entsteht dort, wo mehrere Personen auf dasselbe Wissen angewiesen sind und es in Dokumenten statt in Datenbanken liegt. Das trifft auf Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden ebenso zu wie auf Unternehmen mit mehreren hundert. Je mehr KI-Agenten bereits im Einsatz sind, desto größer der Hebel.
Technologie ist unser Werkzeug.
Empathie ist unser Antrieb.
Hinter jedem erfolgreichen KI-Projekt stehen Menschen, die verstehen, worum es wirklich geht: Ihr Geschäft. Ihre Vision. Ihr Team.
Bei uns sprechen Sie direkt mit den Machern – persönlich, nicht nur über Ticketnummern. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, ob wir zueinander passen.
